Zásady zpracování osobních údajů společnosti ALCASYS CZECH REPUBLIC, s.r.o.
Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá, a proto je naší zásadou být transparentní ohledně důvodů a způsobů, jakým osobní údaje zpracováváme. Respektujeme vaše soukromí a osobnostní sféru. Informujeme vás také o právech dotčených osob, jejichž osobní údaje zpracováváme.
Proč zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje získáváme a následně zpracováváme z různých důvodů a pro různé účely, vždy na základě legislativou stanovených právních předpisů.
Na základě vašeho souhlasu zpracováváme:
- osobní údaje uchazečů za účelem možného zaměstnání v naší společnosti a kontaktování uchazeče v případě volného místa,
- vybrané osobní údaje za účelem zasílání newsletterů a informací souvisejících se službami a produkty společnosti, realizovanými událostmi apod.,
- vybrané osobní údaje za účelem kontaktování vybraným komunikačním kanálem v souvislosti s informacemi, které jste si vyžádali nebo o které máte zájem (např. informace o produktech a řešeních).
Na základě platných právních předpisů zpracováváme:
- údaje v personální a mzdové agendě bývalých zaměstnanců za účelem plnění povinností zaměstnavatele, včetně archivace záznamů o zdravotním a sociálním pojištění, penzijním připojištění, výši mzdy, odměn, daňových odvodů apod.,
- fakturační údaje pro vedení účetní agendy,
- korespondenční údaje pro evidenci přijaté a odeslané pošty.
Na základě oprávněných zájmů společnosti ALCASYS zpracováváme:
- obchodní údaje za účelem navázání smluvní spolupráce a péče o stávající zákazníky, rozvoje vzájemné spolupráce a organizování workshopů, konferencí a jiných aktivit spojených s našimi produkty, službami nebo značkou,
- osobní údaje v návštěvní knize pro identifikaci fyzických osob při jednorázovém vstupu do prostor naší společnosti,
- údaje z kamerového systému za účelem monitorování veřejně přístupných prostor pro ochranu bezpečnosti zaměstnanců, návštěvníků a majetku, odhalování trestné činnosti.
Jaký typ osobních údajů zpracováváme?
Údaje, které zpracováváme o dotčených osobách, patří primárně do kategorie běžných osobních údajů. Zvláštní kategorii osobních údajů (například hlasovou biometrii) zpracováváme pouze v rozsahu a za podmínek definovaných ve smlouvě jako dodavatel služeb v roli zpracovatele osobních údajů.
Koho údaje zpracováváme?
Dotčenými osobami, jejichž údaje zpracováváme v roli správce, jsou především:
- uchazeči o zaměstnání,
- zaměstnanci našich zákazníků a partnerů,
- zaměstnanci našich dodavatelů (včetně subdodavatelů a přidružených osob našich dodavatelů a subdodavatelů),
- návštěvníci našich fyzických prostor, kanceláří nebo parkovišť,
- žadatelé o předložení cenové nabídky a jiných obchodních informací,
- aktuální a bývalí zaměstnanci společnosti,
- další osoby, které se s námi spojí z vlastní iniciativy, např. z důvodu podání podnětu nebo stížnosti, vyžádání zpětné vazby a poskytnutí informací nebo jiné komunikace.
Dotčenými osobami, jejichž osobní údaje zpracováváme v roli zpracovatele, jsou především:
- osoby, jejichž osobní údaje získáme a zpracováváme v souvislosti s poskytováním služeb našim zákazníkům, partnerům a společnostem, se kterými máme na tento účel uzavřené samostatné dohody a smlouvy.
Komu a na základě čeho poskytujeme nebo zpřístupňujeme vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje poskytujeme jiným stranám výhradně tehdy, pokud nám to přímo vyplývá ze zákona. Osobní údaje můžeme poskytovat také našim dodavatelům na základě vzájemného smluvního vztahu a obchodních podmínek. Tyto podmínky zavazují naše dodavatele dodržovat bezpečnostní mechanismy na ochranu osobních údajů a zajistit minimálně stejnou úroveň bezpečnostních standardů, týkajících se důvěrnosti, integrity a dostupnosti údajů, aby nedošlo ke snížení úrovně ochrany námi garantovaných bezpečnostních záruk.
Přenos osobních údajů do třetích zemí neprovádíme.
Jak chráníme vaše osobní údaje?
Bezpečnost osobních údajů a dalších důvěrných informací, které potřebujeme pro poskytování našich řešení a služeb, má u nás vysokou prioritu. Dodržujeme mezinárodní bezpečnostní standardy a všechny naše obchodní, výrobní, marketingové, řídící, organizační a podpůrné procesy jsou pravidelně prověřovány nezávislými audity. Jsme držiteli certifikátu v souladu s požadavky normy pro řízení informační bezpečnosti podle ISO 27001:2013.
Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?
Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, kterou máme stanovenu v interním předpise společnosti (například Spisový plán). Po uplynutí těchto lhůt jsou osobní údaje bezpečně zlikvidovány nebo anonymizovány.
Provádíme automatizované profilování osob?
V rámci našich činností se zpracováním osobních údajů neprovádíme automatizované profilování fyzických osob.
Jaká jsou vaše práva ve vztahu k vašim osobním údajům?
V souladu s aktuálně platnou legislativou máte právo na přístup k vašim osobním údajům, na jejich opravu, vymazání nebo omezení jejich zpracování, stejně jako právo vznést námitku proti našemu zpracování.
Všechna svá práva můžete uplatnit podáním žádosti na odpovědnou osobu na emailové adrese GDPR@alcasys.eu. Při vyřizování vaší žádosti jsme oprávněni od vás požadovat předložení dodatečných identifikačních údajů za účelem jednorázového ověření identity žadatele. Při vyřizování vaší žádosti zároveň zohledníme naše prokazatelné oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů nebo prokazování, uplatnění či obhajobu právních nároků.
Pokud vaše osobní údaje zpracováváme v roli zpracovatele (například jako dodavatel), doporučujeme směřovat své podněty a žádosti přednostně na správce osobních údajů, protože nejsme vždy oprávněni vyřizovat takové žádosti dotčených osob bez vědomí našeho zákazníka (správce osobních údajů).
Doufáme, že nikdy nebudete potřebovat podat stížnost na naše používání osobních údajů. Pokud byste tak přece jen chtěli učinit, svou stížnost prosím zašlete na GDPR@alcasys.eu. Budeme se zabývat jakoukoli stížností a žádostí, kterou obdržíme, a odpovíme na ni. Máte také právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů ČR.
Naše kontaktní údaje jako správce osobních údajů
Pokud máte jakékoli dotazy k tomuto prohlášení nebo chcete vědět více o tom, jak a proč zpracováváme vaše osobní údaje, kontaktujte odpovědné osoby za ochranu osobních údajů některým z těchto způsobů:
E-mailem: GDPR@alcasys.eu
Písemně na adresu sídla společnosti: Antala Staška 511/40, 140 00 Praha 4.
Změny tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů
Toto prohlášení vychází z aktuálně platné legislativy v rámci EU a ČR. Konkrétně jde o Nařízení EP a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Aktualizace tohoto prohlášení budeme pravidelně přezkoumávat, abychom zachovali transparentnost komunikace s dotčenými osobami.
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů bylo naposledy aktualizováno dne 19. 11. 2024.